Les entreprises doivent gérer des volumes de données et de documents de plus en plus colossaux. Malheureusement, leurs flux de documents ne sont pas toujours très efficaces. Les collaborateurs enregistrent des fichiers localement, les ouvrent et les traitent à partir de leur boîte de réception ou les enregistrent dans différents environnements cloud, qui n'ont pas été approuvés par le département informatique. Conséquence : une montagne d'informations pertinentes, stockées à différents endroits, sans aucune vue d'ensemble ni structure. L'absence d'une mémoire d'entreprise collective n'entraîne pas qu'une perte de temps, elle nuit en outre à l’efficacité des processus.
Une bonne gestion des documents peut toutefois ramener de l'ordre dans ce chaos. Mais qu'entend-on exactement par « gestion documentaire » et quelle est sa valeur ajoutée pour votre entreprise ? Nous vous expliquons avec plaisir tout ce que vous devez savoir sur la gestion de documents.
En quoi consiste la gestion documentaire ?
La gestion documentaire n'est rien d'autre que la structuration et la gestion efficaces de tous les documents et informations présents au sein d'une entreprise. Grâce à ce processus, ces documents sont toujours disponibles et faciles à trouver pour vos collaborateurs. La gestion de documents simplifie en outre le traitement collaboratif de documents, et l’authenticité est toujours garantie.
Contrairement à ce que l'on pense souvent, la gestion de documents va bien au-delà des pures considérations matérielles et logicielles. La mise en place d'une politique efficace de gestion documentaire au sein de votre entreprise revêt aussi une grande importance. Elle implique en effet une nouvelle façon de travailler, qui doit être non seulement viable, mais aussi facile à appliquer. Une telle politique doit, par ailleurs, veiller à la mise en œuvre correcte de la gestion de documents dans toute l'entreprise, par l'ensemble de ses collaborateurs.
De quels facteurs faut-il tenir compte dans le cadre de la gestion documentaire ?
Pour assurer un déploiement optimal de la gestion documentaire, il convient de prendre quelques éléments en considération. Ces points d'attention constituent une bonne préparation au lancement effectif de votre système de gestion de documents.
- Dressez l'inventaire de tous les emplacements de votre documentation.
- Établissez une structure précise par catégorie de documents. C'est une démarche très importante, car un système de gestion documentaire vous permettra de retrouver rapidement vos documents grâce à la dénomination et la structure pertinentes.
- Déterminez à l'avance quels documents vous souhaitez conserver dans votre système de gestion documentaire. Les anciennes versions de documents, inutilisées ou obsolètes depuis longtemps, ne doivent plus être conservées.
- Prenez note des collaborateurs qui doivent pouvoir accéder à tel ou tel document. Le système de gestion peut en effet limiter ou donner l'accès à des documents, selon les droits attribués à la personne concernée.
- Déterminez quels sont les autres systèmes avec lesquels votre système de gestion de documents doit pouvoir communiquer.
Le système de gestion documentaire en tant que solution globale
Pour une gestion des documents optimale, un système efficace pouvant servir de source centrale d'informations et permettant de numériser, structurer et gérer tous les documents de l'entreprise, est nécessaire. En d'autres termes, un tel système de gestion documentaire, abrégé « SGD » (ou « DMS » en anglais), rationalise le flux de documents qui circule au sein de votre entreprise et améliore ainsi le fonctionnement de cette dernière.
Un SGD remplit différentes fonctions qui contribuent à une bonne gestion des documents. En voici quelques-unes :
- Scanning et identification du document
De nombreuses entreprises disposent encore d'une version papier de certains documents, mais à l'ère du numérique, il est plus que nécessaire de les scanner et de les numériser. Une identification correcte est également essentielle : type de document, titre, métabalises, etc.
- Partage de documents
Dans un système de gestion documentaire, les collaborateurs peuvent partager aisément des documents avec leurs collègues. Ils ne travaillent plus sur des dizaines d'e-mails et un fatras de documents, mais à partir d'un emplacement centralisé et propice au partage de fichiers.
- Optimisation des flux de travail
Il peut s'avérer bien pratique d'automatiser l'« itinéraire » des documents importants au sein de votre entreprise. Pensez, par exemple, à la diffusion de courrier numérique ou à des commandes qui doivent passer d'un département à un autre pour être traitées. Le système de gestion documentaire est l'outil idéal pour organiser et optimiser de tels flux de travail.
- Enregistrement et archivage de documents
Dans un SGD, vous pouvez toujours sauvegarder et archiver des documents en toute sécurité, sans compromettre l'intégrité des fichiers.
Quels sont les avantages d'une bonne gestion documentaire pour votre entreprise ?
Il va de soi qu'une gestion des documents efficace peut apporter une grande valeur ajoutée à votre entreprise. Voici un récapitulatif de ses principaux avantages.
Amélioration de la collaboration
Une bonne gestion documentaire permet un partage rapide et efficace ainsi qu'un traitement simultané des documents par les collaborateurs. Grâce à la gestion de versions, les collaborateurs peuvent en outre déterminer qui a apporté telle ou telle modification à un document donné. C'est une fonctionnalité très pratique pour revenir à une version antérieure d'un document.
Partage de documents efficace
Le partage d'informations est une démarche cruciale dans toute entreprise. Une mauvaise structure des flux d'informations peut en effet nuire considérablement au bon fonctionnement de l'entreprise.
Un bon SGD permet aux collaborateurs de partager tous les documents entre eux, en combinaison avec des règles d'autorisation spécifiques. Autrement dit, vous pouvez limiter l'accès à certains documents sensibles aux collaborateurs habilités. Vous éviterez ainsi que des informations ne tombent entre de mauvaises mains, tout en maintenant la structure du système de gestion documentaire.
Tous les documents restent en outre disponibles à un emplacement centralisé pour ceux qui ont le droit d'y accéder, et sont faciles à trouver grâce à des balises et à des filtres de recherche pratiques.
Numérisation et archivage en toute sécurité
L'utilisation d'un système de gestion documentaire vous permet de numériser et de sauvegarder vos archives physiques jusqu'au dernier document. Non contente de vous épargner les frais d'impression et de stockage physique de vos documents, cette transition réduira aussi les risques de pertes ou de dommages.
Rationalisation de vos flux de documents
L'adoption d'un système de gestion documentaire vous permettra de rassembler et gérer de manière structurelle l'afflux colossal de documents au sein de votre entreprise. Vous pourrez en outre intégrer certains documents dans un flux de travail automatisé afin qu'ils circulent rapidement et en toute sécurité entre les bons départements de votre entreprise.
