Une utilisation optimale de son Agenda Outlook offre une foule d’avantages, pour vous mais aussi pour vos collègues. Afin de faciliter la collaboration, établissez de préférence quelques conventions internes à ce sujet. Voici 5 conseils pour une application fructueuse :
1. Agenda Outlook : autorisations
Paramétrez les bonnes autorisations pour la consultation des agendas de chacun. La manière la plus simple consiste à faire appel à des groupes. Les nouveaux membres (comme un nouveau collègue) auront ainsi directement des droits de lecture.
Si vous voulez éviter que les autres puissent voir le contenu de votre rendez-vous, marquez-le comme « personnel ». Personne ne pourra ainsi voir ce que vous avez planifié.
2. Agenda Outlook : sujet et lieu
Complétez correctement l’agenda et mentionnez toujours le sujet et le lieu. Si vous avez un rendez-vous avec un client en Wallonie, vos collègues sauront alors qu'ils ne doivent pas planifier de réunion à Anvers juste après.
Utilisez également l’option « Show As », afin que la fine barre de gauche de votre rendez-vous indique si vous êtes libre, ailleurs, temporairement occupé, occupé ou absent.
3. Agenda Outlook : planifier les temps de déplacement
Indiquez vos temps de déplacement séparément dans votre agenda. Vous éviterez ainsi d’arriver par accident une heure trop tôt et indiquerez en outre que vous pouvez être joignable par téléphone dans la voiture et montrez clairement à vos collègues le moment à partir duquel vous serez de retour au bureau.
4. Agenda Outlook : réunions récurrentes
Les réunions récurrentes ne doivent pas être planifiées séparément. Faites-le en une fois à l’aide de l’option « Périodicité ».
5. Agenda Outlook : lieux de réunion
Créez des lieux de réunion en tant qu’espaces, afin qu’ils puissent être réservés. Vous éviterez ainsi les doubles réservations.
