In de drukke wereld waarin we vandaag de dag leven, is het bijhouden van al onze dagelijkse taken, nieuwe projecten en persoonlijke verantwoordelijkheden vaak een uitdaging. Het niet voldoende beheren van tijd kan verschillende negatieve gevolgen hebben, zoals gemiste deadlines, een verhoogd gevoel van stress, verminderde kwaliteit van het geleverde werk, enzovoort.
Een goed time management kan u heel wat van die zorgen besparen, maar wat houdt time management juist in ,en wat zijn de voordelen ervan? In deze blog vertellen we u er graag meer over, inclusief praktische tips en herkenbare voorbeelden die u kunnen helpen bij het verbeteren van uw time management.
Wat is time management?
Time management is het proces van plannen en organiseren van de tijd die u nodig heeft voor het uitvoeren van bepaalde taken en projecten. Het stelt ons in staat efficiënter en slimmer te werk te gaan zodat we meer gedaan krijgen in minder tijd zonder kwaliteitsverlies of stress.
Tijd is steeds gelimiteerd, we beschikken tenslotte maar over een 8-tal werkuren per dag. Dit is een zeer belangrijk gegeven om in uw hoofd te houden wanneer u start aan uw werkdag. Nu, wanneer u geen gebruik maakt van time management, maar zomaar alles op u af laat komen, is de kans groot dat u zich zal laten afleiden door verschillende factoren en u zal vervallen in uitstelgedrag met een hoop gemiste deadlines tot gevolg.
Positieve invloeden
Enkele praktische time management technieken zijn:
- Duidelijke doelen en prioriteiten stellen voor een hele dag
- Het opstellen van een dagelijkse en wekelijkse planning en to do lijst
- Het gebruik van hulpmiddelen zoals agenda's, takenlijsten en apps
- Het toepassen van de Pomodoro-techniek om geconcentreerd te werken in korte tijdsblokken
- Het leren omgaan met afleidingen en onderbrekingen
- Het delegeren van taken waar mogelijk
Negatieve invloeden
Er zijn verschillende factoren die een negatieve invloed kunnen hebben op effectief time management. Deze 'vijanden' van time management kunnen uw productiviteit en efficiëntie belemmeren, en u ervan weerhouden om uw doelen en deadlines te bereiken. Hier zijn enkele van de meest voorkomende vijanden van effectief time management:
- Uitstelgedrag (procrastinatie): Het uitstellen van taken en het vermijden van verantwoordelijkheden leidt tot onnodige stress, gemiste deadlines en een lagere kwaliteit van het geleverde werk. Het overwinnen van uitstelgedrag vereist zelfdiscipline, vastberadenheid en het toepassen van effectieve time management technieken.
- Slechte planning: Zonder een goed georganiseerd plan en duidelijke doelen, is het moeilijk om uw tijd effectief te beheren. Slechte planning kan leiden tot overbelasting, het verwaarlozen van prioriteiten en inefficiënt gebruik van uw tijd. Zorg ervoor dat u uw taken en verantwoordelijkheden plant met realistische deadlines en haalbare doelen.
- Afleidingen en onderbrekingen: Externe factoren zoals e-mails, telefoontjes, social media en collega's kunnen uw concentratie en productiviteit verstoren. Leer om te gaan met afleidingen door uw werkomgeving te optimaliseren, grenzen te stellen en technieken zoals de Pomodoro-methode te gebruiken om geconcentreerd te blijven.
- Multitasking: Hoewel het verleidelijk kan zijn om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren, is het vaak contraproductief en leidt het tot een lagere kwaliteit van het werk. In plaats daarvan, focus op één taak tegelijk en voltooi deze voordat u doorgaat naar de volgende.
- Perfectionisme: Het streven naar perfectie kan leiden tot een overmatige focus op details en onnodig veel tijd besteden aan taken. Het is belangrijk om te leren wanneer goed genoeg is en om te accepteren dat niet alles perfect hoeft te zijn.
- Gebrek aan prioritering: Als u geen onderscheid maakt tussen belangrijke en minder belangrijke taken, zult u mogelijk uw tijd verspillen aan zaken die weinig impact hebben op uw doelen. Leer om uw taken te prioriteren op basis van urgentie en belangrijkheid, en besteed uw tijd dienovereenkomstig.
- Overbelasting: Het aannemen van te veel taken en verantwoordelijkheden kan leiden tot burn-out en een verminderde productiviteit. Het is belangrijk om uw grenzen te kennen, nee te kunnen zeggen en indien nodig taken te delegeren.
- Gebrek aan zelfbewustzijn: Als u niet weet waar uw tijd naartoe gaat en hoe u uw tijd besteedt, is het moeilijk om uw time management te verbeteren. Gebruik tools zoals RescueTime om inzicht te krijgen in uw tijdsbesteding en ontdek welke activiteiten u moet verminderen of elimineren.
Door bewust te zijn van deze vijanden van effectief time management en proactief maatregregelen te nemen om ze te bestrijden, kunt u uw productiviteit en efficiëntie aanzienlijk verbeteren.
De 5 belangrijkste voordelen van time management
Time management kent ook heel wat verschillende voordelen voor een betere manier van werken. We sommen de belangrijkste voordelen even voor u op, inclusief praktische voorbeelden en extra informatie:
1. Hogere productiviteit en efficiëntie
Door uw tijd beter te beheren en te verdelen, kunt u uw focus op de verschillende taken beduidend verbeteren. Een goed voorbeeld hiervan is het gebruik van de eerder genoemde Pomodoro-techniek, waarbij u werkt in blokken van 25 minuten, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Deze techniek helpt u om u beter te concentreren op de taak die u uitvoert, waardoor u efficiënter werkt en sneller taken kunt afronden dan uw collega's. Daarnaast krijgt u het gevoel dat uw werkdag voorbij vliegt, wat extra voldoening geeft aan het einde van de dag.
2. Minder stress
Een van de belangrijkste voordelen van goed time management is het verminderen van stress. Wanneer u geen controle heeft over uw tijd, kan het al snel aanvoelen alsof alles u te veel lijkt, u raakt overweldigd en een gevoel van stress neemt het van u over. Dit kan leiden tot een verminderde productiviteit en zelfs gezondheidsproblemen op de lange termijn.
Met een goed time management bent u in staat om uw tijd voldoende te beheren zodat u zich niet hoeft te laten meeslepen door stress en andere onaangename gevoelens. Het zorgt niet alleen voor een gezondere manier van werken, maar geeft u ook de mogelijkheid om beter in te schatten hoeveel tijd u nodig heeft om specifieke taken uit te voeren. Zo weet u meteen of u de vooropgestelde deadline zal halen of u bijkomende maatregelen moet treffen.
3. Maak betere beslissingen
We weten allemaal uit ervaring dat voor het nemen van goede beslissingen, tijd een cruciale factor is. In een situatie waarbij u het gevoel heeft opgejaagd te zijn of u onder een stevige tijdsdruk staat, zal u immers snel een beslissing maken die niet altijd even overwogen en correct is.
Time management neemt die tijdsdruk en spanning weg zodat u voldoende de mogelijkheid heeft om alle opties te overwegen en pas dan uw conclusies kan trekken. Zo vermijdt u onnodige problemen. Bijvoorbeeld, als u een belangrijk project moet afronden en u heeft al uw tijd goed gepland, kunt u rustig de tijd nemen om alle mogelijke oplossingen te overwegen en de beste beslissing te nemen.
4. Meer tijd voor vrije tijd en de leukere dingen
De boog kan en mag niet altijd gespannen staan, u heeft ook tijd nodig voor ontspanning en de leuke dingen van het leven. Door een efficiënt time management kan u uw taken en projecten sneller afronden zonder daarbij de kwaliteit van uw werk teniet te doen. Op die manier heeft u meer tijd voor ontspanning, om tot rust te komen of voor vrienden en familie.
Een voorbeeld hiervan is het gebruik van de 80/20-regel, ook wel het Pareto-principe genoemd. Volgens dit principe levert 20% van uw inspanningen 80% van de resultaten op. Door te focussen op de belangrijkste taken (important tasks) en deze efficiënt af te ronden, kunt u meer tijd vrijmaken voor uw persoonlijke leven en ontspanning.
5. Succesvol zijn in uw carrière
Tot slot willen we u graag meegeven dat effective time management ook een belangrijke sleutel tot een succesvolle carrière is. Door uw tijd goed te beheren en te verdelen, kan u elke dag steeds meer bereiken en maakt u betere beslissingen. Dit heeft natuurlijk ook een positief effect op hoe uw leidinggevenden uw prestaties op het werk evalueren en bijgevolg dus ook op uw carrière.
Een voorbeeld hiervan is het stellen van SMART-doelen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) voor uw professionele ontwikkeling. Door duidelijke en haalbare doelen te stellen en deze systematisch na te streven met behulp van good time management, zult u merken dat u sneller vooruitgang boekt in uw carrière en meer succes behaalt.
Begin vandaag nog!
Time management is een essentiële vaardigheid voor zowel uw professionele als persoonlijke leven. Door gebruik te maken van de juiste technieken, tools en het stellen van duidelijke doelen (set goals), kunt u uw productiviteit verhogen, stress verminderen en meer tijd vrijmaken voor de dingen die er echt toe doen. Begin vandaag nog met het verbeteren van uw time management en pluk de vruchten van een evenwichtiger en succesvoller leven.
Wenst u meer te weten over efficiënt time management en hoe Outlook u daarbij kan helpen? Schrijf u dan nu in voor onze training ‘Outlook als time management tool’. Tijdens onze cursus time management komt u te weten hoe u snel en efficiënt mails kan verwerken, uw taken correct kan prioriteren en hoe u uw tijd optimaal kan benutten.
Een belangrijk aspect van deze trainingen is de interactie met de groep. Onze training time management skills biedt niet alleen de kans om nieuwe technieken en strategieën te leren, maar stelt u ook in staat om samen met uw collega's te groeien en een sterkere teamdynamiek op te bouwen. Bovendien, door in groepsverband aan de slag te gaan met praktische oefeningen, kunt u uw nieuw verworven kennis direct in de praktijk brengen en samen met uw collega's strategieën ontwikkelen om effectiever te werken.
