Binnen minder dan een jaar moeten alle Belgische ondernemingen, ongeacht hun formaat, gebruik maken van elektronische facturen. Dat vereist een aanpassing die verder gaat dan simpele digitalisering. Wat is e-facturering, en waarom wordt het verplicht?
Vanaf 1 januari 2026 is e-facturering verplicht in België. Vanaf dat moment moeten alle bedrijven die belastingen betalen in België B2B-transacties factureren doormiddel van een officiële e-factureringsstandaard. Dat vereist aanpassingen, maar de regeling komt niet uit de lucht gevallen en heeft ook voordelen.
Meer dan tien jaar waarschuwing
In 2014 al heeft de EU richtlijn 2014/55/EU goedgekeurd. Die richtlijn verplicht alle lidstaten om een systeem van elektronische facturatie in te voegen. Dat mag niet eender welk systeem zijn, al kunnen individuele landen binnen de regelgeving wel een eigen standaard uitwerken.
De EU eist van alle lidstaten dat elektronische facturatie gebaseerd is op een gestructureerd XML-dataformaat. Zo’n formaat laat elektronische verwerking toe, over de landsgrenzen heen. Bovendien moet een elektronische factuur relevante informatie bevatten.
De verplichtingen daar verschillen niet zo veel van een klassieke factuur vandaag. Een e-factuur bevat bijvoorbeeld een identificatie (btw)-nummer, de datum van de factuur, van de dienst, de naam van leverancier en klant, het adres, een beschrijving en prijs.
Peppol, geen PDF
Een e-factuur is echter niet hetzelfde als een digitale factuur waarop al deze info ook staat. Een elektronische factuur is een speciaal bestand, dat volgens afgesproken standaarden uitgewisseld wordt. PDF’s zijn dus verleden tijd.
België heeft voor het Peppol-systeem gekozen. Peppol is een set van open standaarden, waaronder een eDelivery-netwerk schuilt. De standaarden zijn geen eigendom van de staat of van één partij, maar kunnen door verschillende aanbieders geïntegreerd worden. Zo ontstaat er een open ecosysteem van e-facturerings-oplossingen waar iedereen aan kan deelnemen.
E-facturering doorheen Europa
Ieder land werkt zijn eigen variatie op het systeem uit, doorgaans met eigen (gelijkaardige) standaarden. In België kunnen bedrijven vandaag al elektronisch factureren, en is 2026 de deadline waarop klassieke facturatie niet meer mag. In Nederland zijn de plannen nog niet echt geconcretiseerd, en Frankrijk gaat e-facturatie gradueel invoeren vanaf 2026 voor grote bedrijven, en 2027 voor kmo’s.
Andere Europese landen zijn al op de trein gesprongen. Italië heeft sinds drie jaar een oplossing, Servië heeft sinds vorig jaar een systeem in voegen en Roemenië verplichtte als eerste land e-facturatie voor alle bedrijven ongeacht hun formaat.
Ook Duitsland heeft een oplossing die op HTML gebaseerd is, zoals de EU eist. De Duitse e-facturen zijn echter niet zo goed leesbaar buiten computersystemen, omdat ze eruitzien als websitecode. Tot slot heeft ook Polen vandaag een (vrijwillig) systeem.
Sinds dit jaar is het in feite verplicht voor kleine bedrijven om e-facturen te kunnen verzenden, en vanaf juli moeten zelfs micro-organisaties de capaciteit hebben. De implementatie van e-facturering kan kopzorgen met zich meebrengen, zeker voor kmo’s. Bedrijven moeten immers opzoek naar een financiële oplossing die de Peppol-standaard ondersteunt, en interne processen moeten aangepast worden om daar goed mee om te gaan.
Integratie en eenvoud
Omdat België een open standaard heeft gekozen, kan uw bedrijf op zijn beurt met de meest geschikte provider in zee gaan. Aurelium kan daarbij helpen met verschillende oplossingen. Wij bieden verschillende pakketten aan die geschikt zijn om facturen zowel te verwerken als te genereren en te verzenden.
Dat illustreert meteen een groot voordeel van e-facturering. De machinaal leesbare elektronische facturen kunnen meteen integreren in andere bedrijfsoplossingen zoals het ERP-systeem.
Zo kan u met een druk op de knop een factuur genereren op basis van uitgevoerd werk of verkochte oplossingen. Andersom kan u e-facturen rechtstreeks betalen, met een veel kleiner risico op fouten. Zaken zoals bedragen hoeven immers niet meer overgetypt te worden.
In principe maakt e-facturatie een meer eenvoudige manier van werken mogelijk, waarvan ook uw onderneming de vruchten kan plukken. Kies er wel meteen voor om met de juiste partner in zee te gaan.
De EU had natuurlijk niet alleen eenvoud voor bedrijven in gedachten met de richtlijn. Een bijkomend voordeel is e-rapportage. E-rapportage is vanaf 2028 verplicht in België. Dat houdt in dat de informatie van e-facturen automatisch gerapporteerd kan worden. Zo’n systeem verkleint opnieuw de kans op fouten, maar ook op btw-fraude.
